상업송장(인보이스, INVOICE) 작성법 및 요령 / 인보이스 쓰는법

안녕하세요. 오늘은 해외에 물건(자재) 발송 시에 작성하여 첨부되야하는 상업송장(인보이스, INVOICE) 작성법 및 요령에 대해서 알려드리려고 합니다.

저도 입사 초기에 인보이스 작성 덕분에 애먹은 적이 몇 번 있는데요! 읽으시는 여러분은 그런 걱정 없도록 알려드리려 합니다.

상업송장(인보이스, INVOICE) 작성법 및 요령

1. 상업송장(인보이스, INVOICE)란?

상업송장(인보이스, INVOICE)란 발송인이 수신인에게 발행하는 서류로 일종의 영수증(대금청구서, 세금신고) 역할로 사용되며, 자신이 어떤 목적으로 어떤 물건을 보냈는지 확인에 꼭 필요한 문서로 해외 발송 시에 요구되는 서류입니다.

자신이 발송한 물건의 근거자료가 되므로 최대한 상세하고 정확하게 작성하는 것이 중요하다고 볼 수 있습니다.

 

2. 상업송장(인보이스, INVOICE) 작성법

출처: EMS

기본적으로 많이 사용되는 우체국 EMS 양식입니다. 양식을 보며 작성요령에 대해서 설명드리겠습니다.

출처: EMS

1. Shipper/seller: 보내는 자의 정보로 1. 상호명(이름), 2. 주소를 기재합니다. 명확하게 영문으로 작성해주시기 바랍니다. 영문주소는 한글과 다르게 가장 작은 주소 단위가 앞으로 옵니다.
2. Consignee: 받는 자의 정보로 1. 상호명(이름), 2. 주소를 기재합니다. 이 또한 영문으로 기재하며 명확하게 기재하시면 되겠습니다.
3. Departure date: 물건이 출발될 예정일자를 기재합니다.
4. From(Port of loading): 화물 적재지로 예정된 공항의 명칭을 기재합니다.(한국의 경우 대부분 인천)
5. To(Final destination): 화물 도착지로 예정된 공항의 명칭을 기재합니다.
6.  Invoice No. and date: 송장 번호와 발행일자를 기재합니다.
7.  L/C No. and date : 신용장 번호와 발행일자를 기재합니다.(개인 발송 시 생략 가능)
8. Buyer(if other than consignee): 수신자와 수입자가 다른 경우 기재합니다.(개인 발송 시에는 대부분 생략 가능)
9. Terms of delivery and payment: 인도조건과 지불조건을 기재합니다.(개인 발송 시 생략 가능)
10. Shipping Marks: 화물 표지 된 화인을 기재합니다.(개인 발송 시 생략 가능)
11. No.&kind of packages: 화물 포장 개수와 포장형태에 대해서 기재합니다.(BOX냐 PALLET냐 등 기재하면 됩니다. 생략 가능)
12. Goods description: 물건의 상세 품명에 대해서 기재합니다.(티셔츠다, 신발이다, 등등)
13. Quantity: 물품의 단위 수량을 기재합니다.
14. Unit price: 물품의 수량당 단가를 기재합니다.(개당 얼마인지)
15. Amount: 물품의 수량의 합계금액을 기재합니다.(단위 당 총금액, 가령 신발과 옷을 보낸다면 옷의 총금액, 신발 총금액을 따로 기재해야 함)

위 필수 기재사항들은 음영 처리하였습니다. 위 양식은 EMS 양식으로 항공 운송에만 적용되고, 각 해외배송 대행사(DHL, ACI, UPS) 활용 시에는 각 인보이스 작성요령이 있으나, 대부분의 양식이 비슷하므로 한 양식만 제대로 작성할 수 있다면 다른 양식 작성에도 큰 어려움이 없을 것입니다.

다른 양식의 경우 해당 번호에 따른 제목이 다를 수 있으니(To → Final destination) 유의하시기 바랍니다.

 

3. 해외 발송이 불가능한 품목

• 화약류
• 가스류
• 인화성 액체
• 가연성 고체, 자연 발화성 물질, 물과 접촉하면 인화성 가스가 발생하는 물질
• 산화성 물질 및 유기과산화물
• 독물 또는 전염성 물질
• 방사성 물질
• 부식성 물질

위 품목의 경우 법으로 정해진 금지 품목이며, 대부분 배터리가 내장된 전자기기(노트북, 카메라 등), 스프레이, 향수처럼 일상에서 흔히 사용되는 물건들도 국제우편으로 발송이 불가하므로 이점 유의 바랍니다.

예상외로 음식물은 발송이 가능한데, 꼼꼼한 포장상태를 확인하여 발송 가능 여부를 판단해준다고 합니다.

위 금지품목의 발송을 위해서는 정식 통관절차 및 수출신고가 필요하므로 개인 발송 시에는 어려움이 있음을 확인하시어 발송 시에 유의하시기 바랍니다.

 

오늘은 인보이스 쓰는 법에 대해서 알아보았습니다! 제가 입사 후 처음 해외 물건 발송 시에 정말 애를 많이 먹었는데요 여러분들은 해외 발송 시에 문제없기를 바라며 도움이 되고자 작성해보았습니다! 많은 도움이 되길 바라며 앞으로도 도움이 될만한 정보들 공유하도록 하겠습니다!

긴 글 읽어주셔서 감사합니다!!